Учет денежных средств. Учет денежных средств Как в 1с сделать расходный кассовый ордер

Компании, которые работают с бюджетными средствами, должны также учитывать нормативные акты по регулированию кассовых операций.

Учет таких кассовых операций в 1С могут не вести индивидуальные предприниматели. Но вести книгу учета доходов и расходов (КУДиР) обязаны, поскольку этот документ не считается кассовым.

Касса в 1С

В программе 1С есть множество возможностей для полноценной и правильной работы с кассовыми документами. Для начала необходимо выбрать подходящий тип кассового документа. Для этого заходим в пункт меню «Банк и касса» и дальше выбираем «Кассовые документы»

В документе вы выбираете тип ПКО (приходный кассовый ордер) или РКО (расходный кассовый ордер)

ПКО (приходный кассовый ордер)

Кассовая книга в 1С 8.3 предлагает на выбор десять видов ПКО, для разных вводных операций:

1. Розничная выручка;
2. Оплата от покупателя;
3. Возврат от поставщика;
4. Возврат от подотчетного лица;
5. Получение наличных в банке;
6. Получение кредита в банке;
7. Получение займа от контрагента;
8. Возврат займа работником;
9. Возврат займа контрагентом;
10. Прочий приход.

По названию сразу можно понять суть документ.

При этом документ ПКО «Прочий приход» универсальный, но им следует пользоваться только в крайнем случае, если операция поступления нетиповая.

РКО (расходный кассовый ордер)

Во многом этот документ формируется по аналогии к ПКО. В 1С есть такие виды РКО:

1. Выплата заработной платы
2. Выдача подотчетному лицу
3. Оплата поставщику
4. Возврат кредита банку
5. Возврат покупателю
6. Взнос наличными в банк
7. Выплата заработной платы по ведомостям
8. Выплата сотруднику по договору подряда
9. Возврат займа контрагенту
10. Выдача займа контрагенту
11. Инкассация
12. Выдача займа работнику
13. Выплата депонированной заработной платы
14. Прочий расход

Кассовая книга в 1С 8.3

Кассовая книга формируется на основании ПКО и РКО, которые были проведены за один рабочий день. В результате получаем отчет по проведенным кассовым операциям.

Авансовый отчет

Этот вид документа входит в блок «Касса»

Заполняется он следующим образом:

Во вкладке «Авансы» вводим информацию на основании выданного РКО.

Во вкладке «Товары» вписываем данные о приобретенных товарах или материалах.

Оплату за ранее приобретенные товары вписываем во вкладке «Оплата».

Оплата товаров платежными картами

Эквайринг (другое название процедуры оплаты платежной картой) – это современный и распространенный способ оплаты услуг или товаров. В 1С такая операция проводится следующим образом:

Кассовые документы в 1С 8.3 оформляются, как правило, двумя документами: Приходный кассовый ордер (далее ПКО) и Расходный кассовый ордер (далее РКО). Предназначены для оформления в программе принятия и выдачи наличных средств в кассу (из кассы) предприятия.

Начну обзор с ПКО. Как ясно из названия, этим документом оформляется поступление денег в кассу.

В 1С Бухгалтерии 3.0 документом ПКО можно оформить следующие виды операций:

• Получение оплаты от покупателя.
• Возврат средств от подотчетного лица.
• Получение возврата от поставщика.
• Получение денежных средств в банке.
• Возврат по кредитам и займам.
• Возврат займа сотрудником.
• Прочие операции по поступлению денежных средств.

Такое разделение необходимо для правильного формирования бухгалтерских проводок и книги Доходов и Расходов.

В первую очередь я хочу рассмотреть Оплату от покупателя , Возврат от покупателя и Расчеты по кредитам и займам, так как они схожи по структуре и имеют табличные части.

Все эти три вида ПКО в 1С имеют одинаковый набор полей в шапке. Это Номер и Дата (далее для всех документов), Контрагент , Счет учета и Сумма .

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

• Номер – формируется автоматически и лучше его не менять.
• Дата – текущая дата. Здесь следует учесть, что если поменять дату на меньшую (например, прошлый день), чем текущая, при печати программа выдаст предупреждение, что нарушена нумерация листов в кассовой книге, и предложит их пересчитать. Желательно, чтобы нумерация документов в течение дня тоже была последовательной. Для этого можно изменить время документа.
• Контрагент – Физическое или Юридическое лицо, которое вносит денежные средства в кассу. Сразу замечу, что в этом поле указывается именно Контрагент , по которому будут вестись взаиморасчеты. Фактически деньги в кассу может внести, например, сотрудник Организации — Контрагента . Он выбирается из справочника Физические лица в поле Принято от . В этом случае в печатной форме ПКО будут прописаны Ф.И.О., от кого приняты деньги.
• Счет учета – в проводках 1С, как правило, используется счет 50.1 (подробнее о настройках в статье — ). Корреспондирующий счет зависит от вида операции и берется из табличной части ПКО.

Теперь я хочу обратить внимание на оформление суммы внесения денег. Оплату от покупателя , Возврат от покупателя и Расчеты по кредитам и займам нельзя оформить без указания договора. Причем прием денежных средств можно сделать одновременно по нескольким договорам. Для этого и существует табличная часть. Сумма платежа формируется из сумм в строках табличной части. Там же указывается Счет расчетов и Счет учета авансов (корреспондирующие счета). Настраиваются эти счета в регистре сведений .

Другие виды операций не должны составить трудностей. Они не имеют табличной части, и все заполнение ПКО сводится в основном к выбору Контрагента. Это может быть подотчетное лицо, банк или сотрудник.

Прочие операции по поступлению денежных средств отражают любые другие поступления в кассу предприятия и формирует собственные проводки. Произвольный корреспондирующий счет выбирается вручную.

Расходный кассовый ордер

Оформление РКО по кассе практически не отличается от оформления ПКО. В 1С Бухгалтерии существуют следующие виды выдач денежных средств из кассы:

• Выдача оплаты поставщику.
• Выдача возврата покупателю.
• Выдача средств подотчетному лицу.
• Выдача заработной платы по ведомости либо отдельно работнику.
• Наличные в банк.
• Выдача кредитов и займов.
• Проведение Инкассации.
• Выдача депонированной зарплаты.
• Выдача займа сотруднику.
• Прочие операции по выдаче денежных средств.

Отдельно хочется заострить внимание только на выдаче заработной платы. У данного вида операции присутствует табличная часть, в которой обязательно нужно указать одну или несколько платежных ведомостей. Общая сумма РКО сложится из сумм ведомостей. Без указания хотя бы одной ведомости провести РКО не получится.

Для оформления операций по работе с кассой в 1С Бухгалтерия 8.3 используются документы: приходный и расходный кассовый ордер. Журнал регистрации расходных и приходных кассовых ордеров в 1С располагается в пункте «Кассовые документы» меню «Банк и касса».

Для того чтобы создать новый документ, нажмите на кнопку «Приход» в открывшейся форме списка.

Набор отображаемых полей и проводок напрямую зависит от указанного значения в поле «Вид операции».

Рассмотрим каждый вид подробнее:

По умолчанию счет дебета везде 50.01 – «Касса организации».

Расходный кассовый ордер

Для создания РКО в списке кассовых документов 1С 8.3 необходимо нажать на кнопку «Выдача».

Оформление данного документа практически ничем не отличается от поступления в кассу. Набор реквизитов так же зависит от выбранного вида операции.

Единственное, что стоит отметить – при выборе вида операций по выплате заработной платы (кроме договоров подряда) в документе необходимо выбрать ведомость на выплату зарплаты через кассу. Так же в документах погашения указывается вид платежа: погашение долга или процентов.

Лимит остатка кассы

Для установки лимита кассы перейдите в одноименный раздел карточки справочника «Организации». У нас он находится в подраздел «Еще».

В данном справочнике указывается сумма лимита и период действия. Данный функционал значительно упростил жизнь бухгалтерам для соблюдения законодательства.

Кассовая книга

В программе 1С:Бухгалтерия реализован функционал формирование кассовой книги (форма КО-4). находится в журнале ПКО и РКО. Для ее открытия нажмите на кнопку «Кассовая книга».

В шапке отчета укажите период (по умолчанию проставлен текущий день). Если в вашей программе учет ведется более чем по одной организации, ее так же необходимо указать. Кроме этого вы можете выбрать при необходимости конкретное подразделение, по которому кассовая книга сформируется.

Для более уточненной настройки отчета нажмите на кнопку «Показать настройки».

Здесь вы можете указать, как будет формироваться кассовая книга, и некоторые из настроек по ее оформлению в 1С.

После того, как вы внесли вне изменения в настройку данного отчета, нажмите «Сформировать».

В результате вам выведется отчет со всеми движениями денежных средств по кассе, а так же остатками на начало / конец дня и остатками.

Инвентаризация кассы в 1С 8.3 Бухгалтерия

Порядок проведения инвентаризации кассы описан в приказе МинФина РФ №49 от 13.06.1995.

К сожалению, в программе 1С 8.3 нет акта инвентаризации наличных денежных средств по форме ИНВ-15. Данное пожелание уже было предложено в фирму 1С. Возможно, когда-нибудь они и доработают программу, но пока бухгалтерам приходится производить инвентаризацию кассы вручную.

Скачать бланк и образец заполнения ИНВ-15 можно по .

Наиболее быстрым и эффективным способом решением данной проблемы является заказ обработки для формирования ИНВ-15 у специалиста. Данная обработка не только сэкономит много времени, но и сократит влияние человеческого фактора, что позволит избежать ошибок.

Обучающее видео

Смотрите также видео инструкцию по учету кассовых операций в 1С 8.3:

Деятельность любого субъекта хозяйствования сопровождается такими ситуациями, когда требуются наличные денежные средства. Их используют для выполнения срочных взаиморасчетов с клиентами, поставщиками, подотчетными субъектами, ими выплачивают зарплату, оплачивают расходы и т.д. Контроль учета денежных средств в учреждении происходит благодаря кассовой книге, расходным и приходным кассовым ордерам.

В кассе предприятия деньги появляются в итоге взаиморасчетов с покупателями, из банка, возвратов от поставщиков, подотчетных субъектов, получения кредита или займа и прочих приходных операций. Главный документ, оформляющий приход наличности – это приходный кассовый ордер (ПКО).

Определение ПКО

Первичным бланком бухгалтерии считается приходный кассовый ордер. Он нужен для ведения учета кассовых операций. Приход денежных средств в кассу учреждения сопровождается печатанием или выписыванием приходного ордера. Вид бланка приходника общепринятый (КО-1), его можно найти в альбоме с унифицированными бланками учета кассовых операций и результатов инвентаризации.

Приходный кассовый ордер в 1С создан по форме КО-1. С его помощью происходит автоматический и быстрый учет процессов, связанных с приходом наличности в кассу. Использовать произвольную форму документа запрещено законом. Приходный кассовый ордер и прилагающаяся к нему квитанция заполняется согласно ст. 13, ст. 19-21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ».

Печатный вид бланка обязательно подписывается главбухом или другим лицом, имеющим соответствующие полномочия, полученные согласно письменному подтверждению руководителя. На отрывной квитанции ставится подпись главбуха, кассира, который принял деньги. На квитанции, так же как и на приходном кассовом ордере ставят печать, затем ее отдают лицу, принесшему деньги в кассу.

Экранная форма ПКО в 1С 8.3

Работа с кассой в 1С начинается с создания приходного кассового ордера. Алгоритм действий несложен:

• В правой части экрана программы надо нажать на вкладку «Банк и касса»;

Фото №1 «Вкладка банк и касса»:

• В появившемся меню находим подраздел «Касса» и в нем выбираем Кассовые документы – Поступления — Приходный кассовый ордер;
• Нажимаем на кнопку «Поступление». Она имеет прямоугольную форму с надписью «Поступление» и зеленый крестик;
• После чего откроется электронный вид документа, как показано на рисунке №2.

Фото №2 «Экранная форма ПКО»:

Стоит заметить, что заполненный в электронном варианте бланк распечатывается в одном экземпляре. Какие-либо исправления в нем недопустимы. После подписания, печать ставится своеобразным образом – большая ее часть заходит на отрывную квитанцию, а другая часть пропечатывается на самом приходном кассовом ордере. Затем приходный ордер регистрируется в журнале №КО-3. Этот документ тоже автоматизирован в 1С. Можно в любой момент отследить движение наличности по данному журналу регистрации ПКО и РКО.

Правильное заполнение ПКО в 1С 8.3

Приходный кассовый ордер в 1С запрограммирован так, что может выполнять несколько различных по смыслу операций, которые по-разному отражаются в учете. Если на экране открыт приходный ордер, как на рисунке №2, тогда можно его заполнять, учитывая от кого, поступают деньги в кассу. Это влияет на выбор вида операции и счета учета. Приведенный ниже пример рассматривает вид операции «Получение наличных в банке».

Порядок заполнения:

• Далее нажимают на кнопку «Провести», документу автоматически присваивается порядковый №. Номера ПКО идут строго друг за другом;
• Нажав на кнопку Дт/Кт, будут видны сформированные программой проводки, пример на рисунке №5.

Фото №5 «Поступление наличных»:

Приходный кассовый ордер в 1С сформирован. Теперь его можно провести, записать и распечатать, нажав на кнопку «Приходный кассовый ордер», рядом с кнопкой нарисован значок принтера. Как выглядит печатный образец ПКО видно на изображении №6.

Фото №6 «Печатная форма приходного кассового ордера»:

Внизу документа ставятся подписи и печать, по разрывной линии отделяется квитанция от приходного кассового ордера. Квитанцию, как и оговаривалось выше, отдают лицу, сдавшему деньги, а ордер остается в бухгалтерии.

Вернувшись в раздел «Банк и касса», подраздел «Касса» — «Кассовые документы», будет виден проведенный ордер. Он помечается зеленой галочкой. В подразделе «Банк» — «Банковские выписки» на дату составления Приходного ордера внизу диалогового окна будет видно, сколько денег на этот день было списано с расчетного счета и сколько поступило. В сумму «Списано» войдут 50 тыс. руб., которые организация получила в кассу со своего банковского счета. Смотри изображение №8.

Фото №8 «Кассовые документы»:
Фото №9 «Банковские выписки»:

Приходный кассовый ордер в 1С можно изменять вручную, для этого необходимо выбрать документ, нажать на «Движение документа», поставить галочку на «Ручную корректировку» и вносить нужные изменения и поправки в проводку.

Работа с кассовой книгой в 1С 8.3 и отчет кассира

Кассовая книга в 1С отображает все движения денежных средств на предприятии, как их приход, так и списание. Любая организация, где есть касса должно вести только одну кассовую книгу. Она нумеруется, шнуруется, опечатывается сургучной или мастичной печатью. Подписями главного бухгалтера и руководителя предприятия заверяется количество листов в книге.

После того как кассир выдаст, или получит денежные средства в кассу по ордерам, он обязан сделать об этом запись в кассовую книгу. В конце каждого дня работник кассы подсчитывает итог за день, выводя остаток денег в кассе на следующее число. Данную информацию он передает в бухгалтерию в виде отчета кассира. Это отрывная часть кассовой книги, т.е. полное ее дублирование за весь день. Расходные и приходные кассовые бланки отдаются вместе с отчетом кассира под подпись в кассовой книге.

Программа 1С облегчила рутинный труд бухгалтерии. Теперь отчет кассира в 1С формируется одним нажатием кнопки. Он составляется благодаря созданным приходным кассовым ордерам и РКО, на основании проводок, где присутствует счет 50.01 «Касса организации».

Пошаговое формирование кассовой книги и отчета кассира в 1С:

• В левом столбике меню выбираем «Банк и касса»;
• В подразделе «Касса» выбираем пункт «Кассовые документы». Этот пункт отображает все ПКО и РКО, проведенные, удаленные и не проведенные. Можно будет увидеть валюту этих операций, номера и даты документов, наименование контрагентов и виды операций;
• Затем нажимают на кнопку «Кассовая книга» и на экране выводится печатный вид документа, здесь выбирается число, за которое нужен отчет и организация, пример на картинке №10.

Фото №10 «Кассовая книга»:

Кассовая книга в 1С имеет унифицированную форму. Это утвержденный бланк №КО-4. В документе отображается:

• Сколько денег было в начале дня;
• Обороты за день, т.е. приход и расход, указано от кого был приход или кому выдавались средства;
• Отмечается итог за день и выводится итоговый остаток в конце дня;
• Реквизиты организации, дата создания кассовой книги;
• Номера листов, Ф.И.О. главного бухгалтера, бухгалтера, кассира и руководителя предприятия, места для их подписей и печати.

По картинке №10 видно, что кассовая книга создается автоматически в двух копиях. Одна из них – это отчет кассира в 1С, который передается в бухгалтерию, другая остается у кассира.

Когда выбирают неконкретный день, а произвольный период формирования кассовой книги, тогда она будет формироваться на каждый кассовый день с порядковой нумерацией: лист 1, лист 2 и т.д. Отчет может создаваться отдельно по разным валютам или общий по всем кассам, но уже в российских рублях. В том случае, если за отчетный период взят один день, тогда дополнительно отображается сумма, взятая из кассы на выплату з/п за это число.

Фото №11 «Журнал кассовых документов»:

Отчет КО-4 можно составить и другим способом. Для этого нужно зайти в «Банк и касса», выбрать подраздел «Отчеты» — «Кассовая книга». В этом подразделе не всегда отображаются нужные отчеты, чтобы их туда добавить, надо нажать вверху экрана на кнопку «Настройка навигации», она выглядит как шестерня, и из выпадающего списка перетащить нужные отчеты слева направо. Здесь же выбирают и отчет КО-3 – это Журнал кассовых документов, пример указан выше на картинку №11.