Подотчетное лицо оплатило услуги проводки. Расчеты с подотчетниками — проводки, примеры, законы

Подотчетные лица – это служащие компании, получившие деньги в подотчет для совершения расходов в интересах этой компании. Для учета расчетов с ними предусмотрен счет №71. О том, какие существуют типовые проводки по расчетам с подотчетными лицами, читайте в следующей статье.

Подотчетным лицом является сотрудник, который получил деньги в подотчет для использования их на хоз. нужды фирмы.

Типовые проводки

Типовые проводки расчетов с подотчетными лицами будут следующими:

Д71 – К50 – осуществлена выдача денег в подотчет из кассы фирмы.
Д71 – К51 – выдача подотчетных денег на банковский счет служащего.
Д71 – К55 – выдача денег в подотчет со спец. банковского счета.
Д20, 23, 25, 26, 44 – К71 – списание осуществленных подотчетными лицами затрат в расходы, в соответствие с предъявленным авансовым отчетом.
Д20, 26, 44 – К71 – списание на себестоимость товаров командировочных затрат.
Д10, 15, 41 – списание затрат на покупку ценностей, осуществленных подотчетным работником.
Д10, 15, 07, 41, 08, 11 – К71 – оприходование ценностей на основе предоставленного авансового отчета.
Д28 – К71 – отражение в учете денег, которые были направлены на гарантийное обслуживание товаров или устранение брака продукции.
Д68 – К71 – оплата платежей по налогам через подотчетных работников.
Д91 – К71 – отражение прочих затрат фирмы, которые оплатил подотчетный работник.
Д50 – К71 – подотчетный служащий вернул в кассу не потраченные средства.
Д94 – К71 – списание денег, которые подотчетный рабочий не вернул в компанию в установленный срок.
Д70 – К94 – сумма подотчетных средств, не возмещенная служащим, удержана из его зарплаты.
Д60 – К71 – погашение долга перед поставщиком подотчетным работником.

Бухгалтерский счет учета 71 используют для отражения в проводках информации о суммах средств, выданных сотрудникам под отчет. Какими документами оформляются подотчетные операции и какими проводками в учете отражаются расчеты с подотчетными лицами — об этом Вы узнаете из нашей статьи.

Порядок осуществления подотчетных операций

Подотчетным лицом называют сотрудника, получившего средства для их использования на хозяйственные нужды предприятия.

Основанием для выдачи средств под отчет выступает заявление, заполненное сотрудником и согласованное подписью руководителя. В заявлении фиксируется сумма и цель выдачи средств ( , и т.п.). Законодательно не установлена форма заявления на выдачу подотчетных сумм, документ составляется в произвольной форме.

По факту осуществления хозяйственной операции сотрудник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные ним расходы (квитанции, счета-фактуры, акты выполненных работ, расходные накладные т.п.). Данные документы являются основанием для отражения хозяйственных расходов в учете.

Если сумма ранее полученных сотрудником средств превышает его фактические расходы, то сумма разницы сдается работником в . В случае перерасхода средств и его документального подтверждения, сумма превышенных расходов возмещается работнику через кассу или в безналичной форме.

Следует подчеркнуть, что работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным суммам, не могут быть выданы средства на осуществление новых хозяйственных операций. Были ли выданы средства наличными или на банковскую карту в данном случае значения не имеет.

Типовые проводки по 71 счету

С используют для отражения операций с подотчетными лицами. При выдаче средств суммы проводятся по Дт 71, при отнесении расходов — по Кт 71.

Может производится как в наличной, так и в безналичной форме:

В случае, если сумма выданных средств не была израсходована полностью, ее остаток может быть возвращен:

Операции с подотчетными лицами могут быть отражены с использованием счетов производства:

Дт	Кт	Описание	Документ
20	71	Отражение подотчетных сумм в составе расходов основного производства
	71	Отражение подотчетных сумм в составе расходов вспомогательного производства	Авансовый отчет, подтверждающие документы
	71	Отражение подотчетных сумм в составе расходов на исправление брака	Авансовый отчет, подтверждающие документы
	71	Отражение подотчетных сумм в составе расходов обслуживающего производства	Авансовый отчет, подтверждающие документы

На предприятиях розничной торговли через подотчетное лицо могут быть понесены расходы на продажу:

Товары и материалы, приобретенные подотчетным лицом, отражаются в учете такими записями:

Дт	Кт	Описание	Документ
10	71		Авансовый отчет
41	71		Авансовый отчет

Пример бухгалтерских проводок на 71 счете

Сотруднику ООО «Консул» Петренко С.П. были выданы средства под отчет в безналичной форме в сумме 2500 руб. для приобретения бумаги. Фактически Петренко С.П. израсходовал 2840 руб., НДС 433 руб., что подтвердил авансовым отчетом и товарным чеком. Перерасход в сумме 340 руб. был зачислен Петренко на банковскую карту.

В учете ООО «Консул» были сделаны такие записи:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
71		На банковский счет Петренко С.П. зачислены средства на хознужды	2500 руб.	Платежное поручение
10	71	Поступила бумага, приобретенная Петренко (2840 руб. — 433 руб.)	2407 руб.
	71	Отражена сумма НДС	433 руб.	Авансовый отчет, товарный чек
.1		НДС отражен в составе расходов	433 руб.	Авансовый отчет, товарный чек
71		На банковский счет Петренко С.П. зачислена сумма перерасхода средств	340 руб.	Платежное поручение

В процессе своей деятельности организация может выдавать своим работникам денежные суммы в подотчет на расходы, связанные с деятельностью организации. Работники, получившие денежные средства под отчет, называются подотчетными лицами. Как происходит учет расчетов с подотчетными лицами, какие бухгалтерские проводки отражаются по счету 71?

Для учета подотчетных сумм используется активно-пассивный 71 счет бухгалтерского учета. Подробно особенности активно-пассивных счетов разобрано в .

В каждой организации должен быть составлен приказ о подотчетных лицах, в котором необходимо привести пофамильный перечень работников, которым могут выдаваться деньги в подотчет.

Учет на 71 счете

Получая денежные средства в подотчет из кассы организации, работник может потратить их только на нужды этой организации: на командировочные расходы, на хозяйственные нужды и пр.

Выдаются деньги подотчетному лицу из кассы на основании расходного кассового ордера, образец этого первичного документа смотрите . Для того чтобы получить деньги в подотчет, работник должен написать с указанием необходимой суммы и срока, на который выдаются деньги. Заявление пишется в произвольной форме, заверяется руководителем. На основании этого заявления составляется расходный кассовый ордер, и выдаются наличные денежные средства подотчетному лицу.

Выдавать деньги в подотчет можно при выполнении двух условий:

если работник перечислен в приказе о подотчетных лицах,
если работником полностью погашены предыдущие авансы.

Проводка, отражающая выдачу наличных денежных средств в подотчет, имеет вид Д71 К50.

Расчеты с подотчетными лицами не теряют своей актуальности. Документальное оформление таких расчетов и порядок отражения их в учете не претерпели каких-либо значительных изменений. Однако, как свидетельствует практика, в том числе судебная (Определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), бухгалтеры по сей день допускают ошибки, приводящие к негативным последствиям для организации или подотчетных лиц. В статье рассмотрим основные моменты оформления и выдачи подотчетных сумм.

Законодательная база

При выдаче денег подотчет необходимо руководствоваться Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У . Пунктом 6.3 установлен следующий порядок действий:

1. Получить письменное заявление работника о выдаче ему денег на нужды предприятия в произвольной форме с обязательным указанием:

суммы, которую надо выдать;
срока, на который выдаются деньги;
даты подписания заявления;
визы руководителя организации о согласовании им выдачи денег и срока, на который они выдаются.

Важно! С 19.08.2017 выдача денег подотчет может осуществляться без заявления сотрудника, а по приказу гендиректора (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

2. Оформить расходный кассовый ордер (РКО) по форме КО-2 (0310002), соблюдая следующие процедуры (пп. 4.2, 4.3, 6, 6.2 Порядка): подписать РКО должен главбух или иное лицо, имеющее право подписи кассовых документов, но после подписания РКО работником и выдачи ему денег из кассы.

Важно! Так как с июня 2019 года выдача денег подотчет возможна при наличии непогашенной подотчетником задолженности по ранее полученной сумме на аналогичные цели, инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, а именно с подавшим заявление на выдачу ему суммы, не нужна.

Способы выдачи наличных

Традиционно подотчет выдаются наличные, но наиболее удобный на сегодняшний день способ — перечисление денег на банковскую карту.

Такая возможность выдачи наличных обязательно должна быть предусмотрена Приказом предприятия.

Для таких целей могут использоваться корпоративные карты, выпущенные банком на имя работников организации, или зарплатные карты.

В данном случае в заявлении на выдачу денег, помимо указанной выше информации, необходимо указать реквизиты банковской карты. В платежном поручении в поле «Назначение платежа» указать, что перечисленные средства являются подотчетными (возможные формулировки: «Аванс на хозяйственные нужды», «Аванс на оплату командировочных расходов»).

Правильно отчитаться по расходам

Подтверждением использования полученных денег по назначению является авансовый отчет (форма АО-1 унифицированная, Постановление № 55, применяется организациями всех форм собственности, за исключением бюджетных учреждений), срок составления которого — не позднее трех рабочих дней после дня, в который истекает срок выдачи денег, указанный в заявлении, или дня выхода на работу. АО сотрудник предоставляет главбуху, бухгалтеру (если они отсутствуют, руководителю) с приложением документов, подтверждающих расходы.

Скачать форму АО-1 вы можете в конце статьи.

Сотрудники, получившие деньги на пластиковую карту, кроме подтверждающих расходы документов, должны приложить к АО подтверждение оплаты расходов банковской картой (реестр платежей или электронный журнал по счету карты).

Проверка АО, его утверждение руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем (в Приказе организации).

Окончательные расчеты

Типичная ситуация — когда выданная сумма не совпадает с подтвержденными расходами по АО.

Так, если работник потратил больше денег, чем выдано подотчет, в АО указывается перерасход. После утверждения АО руководителем организации перерасход выдается наличными по РКО или на банковскую карту. В последнем случае в поле «Назначение платежа» обязательно указать «Компенсация расходов по авансовому расчету № ___ от ____».

Если работник потратил меньше, чем ему было выдано, в авансовом отчете отражается остаток, который надо вернуть предприятию в срок, указанный в заявлении о выдаче денег под отчет. Возврат денег также возможен в день выхода сотрудника на работу после командировки, отпуска или болезни, если срок, на который выданы деньги, истек в этот период. Если возврат осуществляется наличными, оформляется приходный кассовый ордер (ПКО), в котором:

в строке «Сумма» указывается сумма, возвращаемая работником (рубли — прописью, копейки — цифрами);
в строке «Основание» делается запись: «Возврат неиспользованных подотчетных денег»;
в строке «Приложение» проставляются номер и дата АО.

Если вернуть неиспользованные суммы решено на расчетный счет, в поле «Наименование платежа» необходимо сделать запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа сотрудник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной подотчетной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.

Как отразить расчеты с подотчетными лицами (проводки) в учете

При отражении в учете операций по выдаче денег подотчет используется счет 71 (расчеты с подотчетными лицами). Основные проводки приведены в таблице:

Дата проводки	Проводка	Отражена операция
дата выдачи денег	Д-т 71 К-т 50, 51,55	выданы деньги
дата выдачи денег	Д-т 55 К-т 51, 52	перечислены деньги на корпоративную карту
дата списания денег	Д-т 73 К-т 55	списаны деньги со специального счета при отсутствии подтверждающих расходы документов
дата утверждения АО	Д-т 10 (08, 20, 26, 44) К-т 71	приняты к учету товары (работы, услуги)
срок, установленный в Приказе	Д-т 50, 51 К-т 71,73	от работника получен остаток неизрасходованных сумм
срок, установленный в Приказе	Д-т 71 К-т 50, 51	работнику возвращен перерасход по авансовому отчету
	Д-т 94 К-т 71	отражены суммы, не возвращенные в установленный срок
	Д-т 70 К-т 94, 73	из зарплаты удержаны подотчетные суммы, не возвращенные в срок

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях осуществляются с учетом следующих особенностей, установленных Приказом Минфина РФ № 157н :

деньги подотчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должны быть указаны: назначение выплаты; калькуляция необходимых средств или объяснение величины аванса; срок, на который выдаются денежные средства;
форма РКО (0310002) и авансового отчета (форма 0504505) утверждены Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н .

Итак, процедура оформления, выдачи, отчета и окончательного расчета, как и документы, используемые для осуществления операций с подотчетниками, остаются практически неизменны на протяжении многих лет. Последние новшества — возможность безналичных расчетов и отсутствие необходимости погашать ранее полученный долг для получения новых сумм подотчет. Основные правила, изложенные в статье, помогут вам вспомнить каждый шаг в случае возникновения необходимости в выдаче денег сотруднику на нужды предприятия. Соблюдение изложенных правил позволит исключить риск доначисления сотруднику НДФЛ, а организации — риск признания расходов экономически необоснованными.

Подотчетным лицом называют сотрудника организации, которые получает средства для использования в хозяйственных целях и за использования которых обязан отчитаться. Работник может получить деньги под отчет как в виде наличных (через кассу), так и в безналичной форме (путем перечисления на банковскую карту).

Как правило, выдача средств осуществляется на основании заявления сотрудника, при наличии согласования руководителя. В заявлении подотчетное лицо указывает сумму к выдаче, а также цели, на которые необходимо выделение средств.

По факту использования полученных ранее средств сотрудник обязан отчитаться — предоставить авансовый отчет и документы, подтверждающие сумму оплаты. Законодательно зафиксированы сроки, в которые работник должен предоставить отчет. В зависимости от ситуации, срок подачи авансового отчета составляет:

3 дня — для отчета по средствам, выданным на хозяйственные нужды;
3 дня — для отчета по средствам, выданным на командировку;
5 дней — для отчета по средствам, выданным на командировку за границу.

Если по факту сдачи авансового отчета было выявлено, что сотрудник израсходовал средств больше, чем ему было выдано ранее, предприятие осуществляет доплату суммы. В случае обнаружения остатка, его сумма возвращается работником через .

Следует отметить, что средства подотчетному лицу могут быть выданы не только авансом. Работник может (оплатить услуги), необходимый в производственной деятельности предприятия за собственные средства. Оформив авансовый отчет и предоставив квитанцию об оплате, сотрудник получает возмещение потраченных средств.

Типовые проводки по операциям с подотчетными лицами

Основные операции с подотчетными лицами рассмотрим на примерах.

Приобретение товара с перерасходом подотчетной суммы

Допустим:

ООО «Омега 1» через кассу были выданы средства сотруднику хозяйственного отдела Исаев К.Р. в сумме 34 500 руб. на покупку канцелярских принадлежностей. Фактически Исаев потратил 36 200 руб, о чем предоставил соответствующие документы. На основании авансового отчета и квитанций, Исаев была компенсирована сумма перерасхода.

В учете ООО «Омега 1» были сделаны такие проводки:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
	50/1	Исаев К.Р. получены средства под отчет через кассу ООО «Омега 1»	34 500 руб.	Расходный кассовый ордер
10		Поступили канцелярские принадлежности, приобретенные Исаев (учтены за вычетом суммы НДС)	30 678 руб.	Авансовый отчет, квитанции об оплате
19		Учтена сумма НДС (36 200 руб. * 18% / 118%)	5 522 руб.
91/2	19	Списание суммы НДС	5 522 руб.	Авансовый отчет, квитанции об оплате, счет-фактура
	50/1	Выдача Исаев К.Р. средств, израсходованных сверх суммы аванса (36 200 руб. — 34 500 руб.)	1 700 руб.	Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, квитанции об оплате

Оплата услуг в возвратом излишка средств

Рассмотрим пример:

между ООО «Днепр» и ООО «Консультант Плюс» заключен договор на оказание консультационных услуг на сумму 7 200 руб., НДС Для оплаты услуг по договору сотрудник ООО «Днепр» Петренко В.Н. получил средства под отчет в сумме 7 500 руб. После осуществления расчетов с ООО «Консультант Плюс» Петренко предоставил авансовый отчет, а остаток средств вернул в кассу.

Бухгалтер ООО «Днепр» отразил данные проводки таким образом:

Дт	Кт	Описание	Сумма	Документ
	60	Услуги ООО «Консультант Плюс» отражены в составе затрат (7 200 руб. — 1 098 руб)	6 102 руб.	Акт выполненных работ
19	60	Выделена сумма НДС от стоимости консультационных услуг	1 098 руб.	Акт выполненных работ
68 НДС	19	Сумма НДС от стоимости консультационных услуг принята к вычету	1 098 руб.	Акт выполненных работ, счет-фактура
	50/1	Через кассу ООО «Днепр» Петренко В.Н. получены средства под отчет	7 500 руб.	Расходный кассовый ордер, заявление подотчетного лица
60		Отражена оплата консультационных услуг, которую осуществил Петренко В.Н. от лица ООО «Днепр»	7 200 руб.	Авансовый отчет, акт выполненных работ
50/1		Остаток неиспользованных средств возвращен Петренко В.Н. в кассу ООО «Днепр» (7 500 руб. — 7 200 руб.)	300 руб.	Расходный кассовый ордер, авансовый отчет, акт выполненных работ

КАТЕГОРИИ